メールの書き方の重要性
私はこれまで様々な方と一緒に仕事をしてきたが、メールの書き方が非常に上手な方と、残念ながら、非常に読みにくいメールを書く方もいらっしゃるのは事実だ。
メールが読みやすいと仕事の生産性が上がり、意思疎通でも齟齬なく進めることができる。しかし、メールが読みにくいと、メールを解読するだけで時間がかかり、無駄な時間を生んでしまう。
あくまでも私の個人的な主観であるが、読みにくいメールと読みやすいメールの一例を紹介しよう。
読みにくいメールの例
まずは、読みにくいメールの例を紹介したい。
件名：ご無沙汰しております。鈴木です。
お世話になります。●●商事の鈴木です。
この前購入した録画装置ですが、なかなかお客様の評判もよく、追加で買ってもらえるかもしれません。 追加分も同じ価格で大丈夫ですか？ただ、 その前にちょっと質問を受けていますので教えて下さいください。 いまカメラ４台とレコーダー１台録画していて、お客様はパソコンから見ているのですが、 外出先からも見たいと言われています。パソコンからレコーダーを見ることはできるのですが、 スマートフォンで見ようとするとうまく表示ができません。 これは、私の設定の問題でしょうか？それとも仕様でしょうか？ 以前購入した別のレコーダーはできてたので、今回購入したレコーダーもできると思っているのですが、 うまくいかないのですよね。やり方があれば教えて下さい。 あと、カメラの登録したときに、名前をつけると思うのですが、名前の変更もできますよね？ 今回、うまくスマートフォンから見られるようになると、あと3台追加で買ってもらえそうです。その場合、 いまのレコーダーに追加できますかね？ お客様からは録画期間は変えないで欲しいとのことです。 追加分も特価でお願いします。
いかがだろうか？
このようなメールでは、何を言いたいのか分からず、メールを解読するのにすごく時間がかかってしまう。
また、話題もあっちに行ったりこっちに行ったりしていて、わかりにくい。
読みやすいメールの例
続いて、読みやすいメールの例だ。
件名：レコーダー R5208 カメラ増設の件【〇〇商事：田中】
お世話になります。●●商事の田中です。
以下のシステムついて質問です。【システム構成】カメラ C2513 ×4台レコーダー R5208×1台※現状、お客様はPCからブラウザでレコーダーに接続して閲覧【質問1】外出先からの閲覧について外出先からスマートフォンでレコーダーの映像を見ることはできますか？ ※レコーダーはインターネットに接続されています。※現状では事務所内のパソコンから閲覧していますが、外出先からスマホでも見たいとのことです。 【質問2】カメラの増設についてカメラ3台を追加したいとの要望を受けております。録画期間を短くせずに追加する方法はありますか？【質問3】録画装置のカメラ名について録画装置に登録したカメラの表示名を変更する方法はございますか？ 【質問4】増設するカメラの単価について前回購入した価格と同価格で対応可能でしょうか？※前回の見積NO 123456以上、よろしくお願いします。
このように質問に番号を付けて、箇条書きにするだけでも随分と読みやすくなることが分かるだろう。
メールを送信する時には、できるだけ箇条書きにしたうえで、『大項目』『中項目』『小項目』など、文章の並び順を意識するだけで、大幅に見やすくなる。
